Отдельные бизнес-процессы компании объединяют персонал, документы, материалы и оборудование, результаты труда, при выполнении каждой элементарной операции начиная с самого нижнего уровня. Все отдельные бизнес-процессы иерархически объединяются в единый бизнес-процесс верхнего уровня – бизнес-процесс функционирования компании в целом.
Такой подход позволяет полностью интегрировать производственные системы и системы корпоративного управления, автоматизировать их исполнение и контроль с помощью автоматизированной системы управления предприятием (АСУП) или, как ее в последнее время называют – корпоративной информационной системы (КИС).
Как непосредственно видно, успех такой системы базируется на качественном описании бизнес-процессов.
Имеются два основных пути описания бизнес-процессов:
- Описание бизнес-процесса (как правило, текстовое) создаётся его владельцем (с участием аналитиков, консультантов)
- Описание бизнес-процесса создаётся аналитиком, изучившим процесс (с участием его владельца)
В обоих подходах имеются подводные камни.
Если бизнес-процесс описывает его владелец (в компаниях с бюрократической структурой – руководитель подразделения), то это описание бизнес-процессов "как есть" (as is), и мы сразу во многом отсекаем возможности дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.
Если бизнес-процесс описывает аналитик, то это, как правило, описание процессов "как должно быть" (to be), но это описание будет малопонятно сотрудникам компании, что может привести к недостаточно четкой и полной трактовке бизнес-процессов компании.
Напрашивается очевидный вывод, что описание бизнес-процессов должно проводиться единой командой аналитиков, освоивших бизнес компании, и работников компании, освоивших нотации описания бизнес-процессов. Если ставится цель автоматизации бизнес-процессов в команде обязательно участие разработчиков АСУП.
Но кто является главным в данной команде, аналитик или работник компании? Ответ зависит от того, что хочет компания. Если она хочет наименьшими силами автоматизировать работу компании или получить сертификат ИСО 9000 – то работник компании. Если она хочет добиться наибольшей эффективности работы компании – то аналитик.
Вторая опасность заключается в том, что, составив качественное (на взгляд создателей) описание бизнес-процессов и внедрив его, можно получить совсем не тот результат: на деле бизнес-процесс будет выполняться по другому, или он просто не сможет выполняться так, как описано.
Здесь можно отметить следующие причины.
- Абстракции простого естественного языка и абстракции языка описания бизнес-процессов различны. Кроме того, описание зависит от того, с какой стороны рассматривать бизнес-процесс.
- Даже один человек может видеть одно описание бизнес-процесса, а реально работать по другому. Не говоря уже о цепочке описание – автоматизация – исполнение, которая выполняется разными людьми, у каждого из которых свой «язык».
- Простое нежелание работников работать по-новому скрываемое множеством выдвигаемых «причин».
Однозначного и полного рецепта в такой ситуации, к сожалению не существует. Описание бизнес-процессов это в какой-то мере искусство.
И третья опасность это использование готовых АСУП. При их использовании компания хочет или не хочет, все равно должна будет ориентироваться только на те бизнес-процессы, которые заложены в этой системе. Очевидный выход – использование заказных систем или корпоративных порталов.
Что нужно обязательно делать, это:
Во первых, хорошо подготовить команду по описанию бизнес-процессов, сформировать определённый, достаточно строгий и одинаково понимаемый всеми членами команды, взгляд на то, что такое бизнес-процесс, из чего он состоит и каков его жизненный цикл; при планировании использования АСУП необходим ее выбор в процессе описания бизнес-процессов и их описание под конкретную выбранную систему, или ориентация на заказную систему.
И, во вторых, руководство компании, взяв курс на оптимизацию бизнес-процессов компании, должно твердо и решительно проводить его в жизнь. Если описание бизнес-процессов это задача создаваемой команды, то их внедрение – это задача высшего руководства компании.
Для описания бизнес-процессов имеется целый ряд нотаций (которые рассмотрены в соответствующих разделах энциклопедии). Причем для описания разных уровней детализации бизнес-процессов может оказаться предпочтительным использовать разные нотации, что может позволить построить более качественную и удобную для анализа и использования модель бизнеса.
Наиболее простым и понятным, несомненно, является текстовое описание бизнес-процессов, которое могут составлять не только аналитики, но и сотрудники компании. Такое описание наиболее эффективно на нижних уровнях детальных бизнес-процессов.
Существуют различные табличные описания позволяющие лучше структурировать бизнес-процессы.
Описание в виде диаграмм более сложное, для работы с таким описанием требуется предварительная подготовка. Применение диаграмм наиболее эффективно на верхних уровнях бизнес-процессов.
Однако если ставится задача анализа и оптимизации бизнес-процессов, то их текстовое описание мало что даст. Необходимо применение специальных нотаций.