Технология описания бизнес-процессов была разработана на заре рождения процессно-ориентированного подхода к управлению, первоначально она состояла всего лишь из двух стандартов описания бизнес-процессов - DFD и WFD (IDEF3) которые используются и в настоящее время, а с некоторыми небольшими изменениями они вошли в ряд новых стандартов.
1. DFD (Data flow diagramming - Диаграммы потоков данных) используются для описания бизнес-процессов верхнего уровня. Они описывают составляющие работы бизнес-процесса (работы), документы (стрелки, arrow), сотрудников, подразделения принимающих участие в работах (внешние ссылки, external references) и таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store). При этом выходы одной работы могут являться входами для других или выходом бизнес-процесса.
Бизнес-процесс имеет внешние входы и выходы, которые поступают от поставщика процесса, и уходят наружу к клиенту процесса (окружение бизнес-процесса). При построении DFD-схемы бизнес-процесса их нужно перенести со схемы окружения процесса DFD-диаграмму. Для окончательного описания бизнес-процесса остается раскрыть внутренние работы бизнес-процесса и описать внутренние информационные и материальные потоки.
DFD-схема бизнес-процесса это описание верхнего уровня и оно не говорит о временной последовательности работ. В большинстве случаев временная последовательность работ соответствует направлению движения потоков в бизнес-процессе, но может и не соответствовать.
При построении DFD-схемы бизнес-процесса число работ выбирается не произвольно, он должно примерно равняться семи. Использование большей детализации приведет к сильному усложнению схемы и снижению возможности проведения качественного анализа бизнес-процесса. Использование небольшой детализации приведет к тому, что работы будут достаточно укрупненными для того и это также уменьшит возможность проведения их качественного анализа и оптимизации.
Если при первом описании бизенс-процесса работы даны укрупнено, то каждая работа бизнес-процесса может быть представлена как бизнес-процесс нижнего уровня (подпроцесс), в результате чего мы будем иметь дерево бизнес-процессов.
Однако наглядным представлением бизнес-процессов компании является не дерево бизнес-процессов, а сеть процессов, которая представляет DFD-схему, построенную на основе дерева бизнес-процессов и показывающую взаимодействие внешнего окружения и всех бизнес-процессов и не загроможденную несущественными иерархическими связями.
Сеть процессов дает более полное системное представление о деятельности организации, так как позволяет показать не только внешнее окружение и элементы организации, но и взаимодействия между ними. Кроме того, сеть процессов обеспечивает проверку разработанной модели деятельности организации на целостность, правильность выделения бизнес-процессов и описания их окружения. Позволяет обнаружить выходы бизнес-процессов, которые нигде не используются, отсутствие обратных связей по управлению и т.д.
Бизнес-процессы нижнего уровня, которые можно представить в виде временной последовательности элементарных работ, описывают с помощью WFD - модели.
В итоге описание бизнес-процесса представляет собой иерархически упорядоченный набор DFD и WFD схем.
2. WFD (Work Flow Diagram - Диаграммы потоков работ, Диаграммы алгоритмов) используются при описании бизнес-процессов нижнего уровня. Этот стандарт описывает не только статическую картину бизнес-процесса, но и логику взаимодействия. Он включает логические операторы, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки, а также использует графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов. С его помощью можно описывать любые сценарии действий, последовательности выполнения работ. Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и может быть использован для документирования каждой функции.
В классическом подходе WFD на данной схеме не показывают документы, так эти схемы используются для описания процессов нижнего уровня, которые содержат детальные работы, и по названию которых понятно, что является входом и что является выходом.
Отличительной особенностью WFD - диаграммы является то, что стрелки между операциями бизнес-процесса обозначают потоки или временную последовательность выполнения работ.